Автомобиль выдан, заказ-наряд закрыт, запчасти списаны. Но прибыль по ремонту руководитель всё равно считает вручную: цену работ берёт из одного отчёта, закупочную стоимость деталей — из другого, зарплату механика — из таблицы.
Задача учёта — собрать эти суммы под одним номером заказа. После закрытия ремонта вы должны видеть прибыль и понимать, где потерялась маржа: в скидке, деталях, трудозатратах или накладных расходах.
Для этого мало завести справочники работ и запчастей. Потребуйте от внедренца сквозную связь: автомобиль → заказ-наряд → работы → исполнители → детали → оплата → доходы и расходы.
## Заказ-наряд должен собирать весь ремонт
Если заказ-наряд служит только печатной формой, прибыль по нему не появится. Документ должен связывать действия сотрудников и движения денег от приёмки автомобиля до оплаты.
В официальном описании [«1С:Автосервис»](https://solutions.1c.ru/catalog/autoservice/features) заказ-наряд сопровождает приёмку, дефектовку, подбор деталей, распределение исполнителей и выдачу автомобиля. Там же система рассчитывает стоимость ремонта по настроенным правилам.
Но расчёт цены ещё не равен расчёту прибыли. Для прибыли нужны расходы, причём каждый расход должен получить номер своего заказа.
| Что связать с заказ-нарядом | Откуда берутся данные | Какую ошибку исключает связь |
|—|—|—|
| Клиент и автомобиль | Карточка клиента, VIN, госномер, модель | Работы и история ремонта попадают в карточку другого автомобиля |
| Работы | Справочник работ, результаты диагностики, согласование с клиентом | В акте есть услуга, которой нет в расчёте выручки |
| Нормо-часы | Каталог норм времени или внутренняя норма СТО | Цена зависит от оценки мастера, а одинаковые работы стоят по-разному |
| Исполнители | Назначение механика на работу | Зарплату считают вне заказа и не включают в его себестоимость |
| Запчасти | Резерв, выдача со склада, возврат | Деталь списана со склада, но не попала в расходы ремонта |
| Скидки | Условия клиента, согласованная скидка по работе или детали | Отчёт показывает выручку до скидки и завышает прибыль |
| Прямые и накладные расходы | Зарплата, расходные материалы, аренда, амортизация | Отчёт вычитает только стоимость деталей и скрывает остальные затраты |
Прибыль нельзя посчитать, пока хотя бы один расход проходит мимо номера заказа. Общая сумма за месяц может сойтись, а отдельный ремонт останется убыточным и незаметным.
Попросите внедренца показать не справочники и печатную форму, а движения контрольного заказа. По каждой строке должно быть видно, откуда пришла сумма и какой документ её изменил.
## Нормо-часы задают цену, фактические часы — выработку
Нормативное и фактическое время отвечают на разные вопросы. Смешивать их в одном поле нельзя.
Нормо-часы нужны для расчёта цены. Например, на замену узла установлена норма четыре часа. При цене 2 500 рублей за нормо-час клиенту выставят 10 000 рублей за работу.
Фактическое время показывает, сколько механик занимался автомобилем. Он может выполнить работу за три часа или потратить пять. Цена для клиента при этом останется прежней, если правила СТО не предусматривают пересчёт.
По описанию компании Gbooh, заказ-наряд фиксирует работы, нормо-часы, время выполнения и стоимость. Материал OSMINOG отдельно указывает на учёт фактических часов, выработки и премий мастеров.
В настройке нужны четыре действия:
1. Загрузить нормы времени или завести собственный справочник.
2. Назначить цену нормо-часа для нужной модели, вида ремонта или клиента.
3. Закрепить исполнителя за каждой выполненной работой.
4. Записать фактическое время механика до закрытия заказа.
Официальная страница «1С:Автосервис» указывает поддержку каталогов Silver-Dat II, «Автонормы», Autodata и Autodata online. Конкретный каталог выбирают по маркам автомобилей, с которыми работает СТО, и условиям его лицензии.
Одной нормы мало. Если сотрудник записал четыре нормо-часа, но не указал исполнителя, программа рассчитает цену работы. Расход на оплату механика в себестоимость заказа не попадёт.
Обратная ошибка тоже искажает результат. Если зарплату начисляют по фактическим часам, но время вводят общей суммой за смену, расходы нельзя разделить между ремонтами.
Закрепите правило: заказ нельзя закрыть, пока у выполненной работы нет исполнителя и фактического времени. Это правило нужно проверить на контрольном заказе, а не принять со слов внедренца.
## Запчасть попадает в себестоимость через номер заказа
Складской учёт отвечает на вопрос «сколько деталей осталось». Позаказный учёт отвечает на другой: «какой ремонт потребил эту деталь».
В официальном описании «1С:Автосервис» запчасти подбираются в заказ-наряд с учётом складских остатков. OSMINOG описывает резервирование и списание деталей под конкретный ремонт. Gbooh указывает документ выдачи, связанный с заказом.
Эта связь должна сохраняться при каждом движении детали. Иначе остаток на складе изменится, а себестоимость ремонта — нет.
| Операция с деталью | Что должна записать 1С | Что произойдёт при пропуске |
|—|—|—|
| Резерв под ремонт | Номенклатуру, количество, склад и номер заказа | Деталь продадут или выдадут для другого автомобиля |
| Выдача механику | Фактическое количество и заказ-получатель | Остаток уменьшится без расхода по конкретному ремонту |
| Возврат из цеха | Количество возврата и исходный заказ | Себестоимость ремонта останется завышенной |
| Замена аналогом | Выданную позицию, её закупочную цену и заказ | В расчёте останется стоимость первоначальной детали |
| Списание при установке | Партию или серию, количество и заказ | Нельзя подтвердить, какая закупочная стоимость попала в ремонт |
| Продажа клиенту | Продажную цену, скидку и связь с заказом | Выручка по детали окажется отдельно от ремонта |
Склад и прибыль расходятся в двух типовых точках: выдачу проводят без заказа, а неиспользованную деталь не возвращают. Поэтому одного запрета отрицательных остатков недостаточно.
Попросите внедренца включить запрет на списание без заказ-наряда. Затем проверьте возврат: выдайте две детали, установите одну и верните вторую. Себестоимость заказа должна содержать только установленную позицию.
Аналог проверяют отдельно. Если согласованную деталь заменили более дорогой, отчёт должен взять фактическую закупочную стоимость замены. Иначе маржа останется прежней только на экране.
## Формула прибыли должна быть видна в отчёте
Рабочая формула выглядит так:
> Прибыль заказа = работы + проданные запчасти − скидки − закупочная стоимость деталей − оплата исполнителей − накладные расходы.
OSMINOG включает в расчёт по заказ-наряду запчасти, зарплату, скидки и накладные расходы. Это стороннее описание практики учёта, поэтому состав статей нужно закрепить в требованиях к вашей базе.
Накладные расходы требуют отдельного правила. Аренда, амортизация и зарплата управленческого персонала не принадлежат одному автомобилю напрямую.
В методике компании «Интерлогика» для 1С:УНФ такие расходы распределяются по объёму выпуска или прямым затратам. Базу задают через операцию распределения расходов. Для автосервиса внедренец должен назвать выбранный способ и показать его на цифрах.
Без этого правила два отчёта могут дать разные ответы. Один вычтет только детали и зарплату. Второй добавит долю аренды и административных расходов.
### Расчёт одного ремонта
Возьмём условный ремонт. Это расчётный пример, а не замер площадки.
Исходные данные и допущения:
— четыре нормо-часа по 2 500 рублей;
— запчасти проданы за 18 000 рублей;
— клиент получил скидку 1 000 рублей;
— закупочная стоимость деталей — 12 000 рублей;
— механик получает 40% стоимости работ;
— на заказ распределили 3 000 рублей накладных расходов.
Сначала считаем выручку:
`4 × 2 500 + 18 000 − 1 000 = 27 000 ₽`
Оплата механика:
`10 000 × 40% = 4 000 ₽`
Все затраты заказа:
`12 000 + 4 000 + 3 000 = 19 000 ₽`
Прибыль:
`27 000 − 19 000 = 8 000 ₽`
Маржа показывает долю прибыли в выручке:
`8 000 / 27 000 × 100% = 29,6%`
Этот пример легко перенести на другой ремонт. Замените цену нормо-часа, продажную и закупочную стоимость деталей, ставку механика и долю накладных расходов.
В отчёте нужны не только итоговые 8 000 рублей. Руководитель должен открыть расшифровку и увидеть 27 000 рублей выручки и 19 000 рублей затрат по названным статьям.
### Как дополнительный расход меняет маржу
Допустим, после закрытия заказа обнаружился неучтённый расход в 1 000 рублей. Выручка остаётся прежней — 27 000 рублей.
Новая прибыль:
`8 000 − 1 000 = 7 000 ₽`
Новая маржа:
`7 000 / 27 000 × 100% = 25,9%`
Разница составляет около 3,7 процентного пункта:
`1 000 / 27 000 × 100% ≈ 3,7%`
Правило переносится на любую сумму. Каждый дополнительный рубль затрат уменьшает прибыль на рубль. Изменение маржи считают как дополнительный расход, делённый на выручку заказа.
Так руководитель видит цену пропуска. Неучтённая тысяча рублей — не «маленькая складская ошибка», а падение маржи с 29,6 до 25,9%.
## Что закрепить в требованиях к внедренцу
Фраза «настроить прибыль по заказ-нарядам» слишком расплывчата. По ней можно сдать отчёт, который показывает только продажи минус закупочную стоимость деталей.
Требование должно перечислять входные данные, правила закрытия и ожидаемый результат. Тогда приёмка опирается на цифры, а не на внешний вид отчёта.
Зафиксируйте такие условия:
— каждый ремонт ведётся под одним номером от приёмки до оплаты;
— каждая работа содержит норму времени, цену и исполнителя;
— фактическое время записывается до закрытия заказа;
— выдача и возврат деталей сохраняют связь с заказом;
— скидки уменьшают выручку того заказа, где их предоставили;
— зарплата механика попадает в прямые расходы ремонта;
— накладные расходы распределяются по заранее согласованной базе;
— итоговый отчёт раскрывает каждую сумму до первичного документа.
Согласуйте и границы изменения типовой конфигурации. Если нужный контроль уже есть в «1С:Автосервис» или 1С:УНФ, настройте штатный механизм. Доработка нужна там, где типовой порядок не совпадает с процессом вашей СТО.
До начала работ полезно зафиксировать критерии сдачи и этапы оплаты. Подробная рамка есть в материале о том, [как удержать сроки и бюджет внедрения](/industry-vnedrenie-1c).
## Принимайте настройку по одному закрытому ремонту
Наличие справочника нормо-часов ничего не доказывает. Красивый отчёт тоже. Проверка начинается с контрольного заказ-наряда, для которого вы заранее знаете все суммы.
Проведите через систему полный ремонт:
1. Создайте клиента и автомобиль.
2. Добавьте работу с известной нормой и ценой.
3. Назначьте механика и укажите фактическое время.
4. Зарезервируйте две детали, выдайте обе, одну верните.
5. Добавьте скидку.
6. Закройте ремонт и оплату.
7. Распределите накладные расходы.
8. Сравните отчёт с ручным расчётом.
Для примера выше отчёт должен показать 8 000 рублей прибыли. Если он показывает другую сумму, внедренец обязан найти расхождение и назвать документ, который его вызвал.
Проверьте не только итог. Нажмите на сумму деталей — должны открыться установленные позиции. Откройте оплату труда — там должен быть назначенный механик. Раскройте скидку и накладные расходы тем же способом.
Такая проверка обнаруживает [скрытые потери в учёте](/skrytye-poteri-na-1c): выдачу без заказа, забытый возврат, скидку вне отчёта или зарплату общей суммой за месяц.
Если контрольный заказ не сходится, переносить настройку на весь сервис рано. Сначала добейтесь совпадения каждой строки, затем проверяйте ещё два заказа с другими работами и деталями.
## Пять признаков, что прибыль считается правильно
Отчёту можно доверять после контрольного заказа с известными исходными. Проверьте пять признаков:
— заказ нельзя закрыть без исполнителя и фактического времени;
— детали резервируются, выдаются и списываются по номеру ремонта;
— возврат детали уменьшает себестоимость исходного заказа;
— скидка уменьшает выручку того же заказа;
— прямые и накладные расходы видны в расшифровке прибыли.
Главный критерий простой: ручная формула и отчёт 1С дают одинаковый результат. Для контрольного примера это 8 000 рублей. Каждая сумма раскрывается до работы, детали, сотрудника или статьи расходов.