На полке стоит бутылка, в 1С она уже продана, а ЕГАИС продолжает держать её на балансе. Сотрудник видит три разных остатка и не понимает, какой исправлять.
Первую контрольную инвентаризацию пропустить не получится. Она зафиксирует физический остаток. Но после неё не нужно пересчитывать весь алкоголь при каждом расхождении: сначала найдите оборванный документ или сбой обмена, затем проверьте только необъяснённые позиции.
Цель такой сверки — не подогнать три числа друг к другу. Нужно понять, где потерялось движение товара, отправить корректирующий документ и убедиться, что следующая продажа списалась штатно.
Сначала разделите физический остаток, 1С и ЕГАИС
Физический остаток показывает товар, который сотрудник видит на полке и складе. Сюда входят невскрытые бутылки, вскрытая продукция для розлива и возвраты, которые ещё не прошли по учёту.
Остаток 1С складывается из приходов, продаж и актов списания на выбранном складе. Ошибку здесь часто вызывает документ, который не провели или оформили на другой склад.
Остаток ЕГАИС хранится на стороне ФС РАР. В нём остаётся алкоголь, поступление которого подтвердили, но продажу или другое списание ещё не приняла государственная система.
В 1С:Рознице и 1С:Управлении торговлей эти сведения запрашивают через форму сверки остатков. По инструкции сервиса 1C Expert, запрос идёт через УТМ — универсальный транспортный модуль. Для ответа нужны интернет и запущенная служба УТМ.
| Что сравниваем | Откуда берутся сведения | Что означает разница | Что проверить сначала |
|---|---|---|---|
| Физический склад | Контрольный пересчёт товара | Бутылка фактически есть либо отсутствует | Невскрытую тару, продукцию в розлив, возвраты |
| Остаток 1С | Приходы, продажи, перемещения и списания | Документ пропущен, не проведён или относится к другому складу | Накладные, чеки, акты и склад в документе |
| Остаток ЕГАИС | Ответ ФС РАР через УТМ | Операция не отправлена либо не принята | Статус обмена и журнал запросов |
| Сопоставление товара | Карточки номенклатуры и продукции ЕГАИС | Одна позиция связана не с тем товаром или раздвоена | Штрихкоды, дубли и связи карточек |
Исправлять нужно не «неправильное число», а оборванный этап движения товара. Иначе корректировка скроет причину, а через несколько дней расхождение вернётся.
Проверьте обмен до нового пересчёта
Начните с УТМ. Если служба остановлена или у компьютера нет связи с интернетом, 1С покажет старый остаток либо не получит ответ.
Запросите остатки заново и дождитесь результата обмена. В инструкции «Астрал» по корректировке остатков указан итоговый статус «Получены остатки». Пока его нет, сравнивать сведения рано.
Следом проверьте непроведённые документы. Отчёт после инвентаризации в 1С показывает такие операции, но пройти журнал вручную тоже полезно: приход мог остаться черновиком, продажа — без связанного списания, перемещение — на другом складе.
Затем откройте журнал событий ЕГАИС. По материалам 1C Expert, он содержит входящие и исходящие запросы. В журнале видно, отправила ли 1С документ и получила ли ответ.
| Признак | Где искать сбой | Как проверить | Что сделать |
|---|---|---|---|
| Товар принят в 1С, но отсутствует в ЕГАИС | Подтверждение поступления | Статус накладной и запись в журнале обмена | Провести документ и отправить его |
| Товар продан через кассу, но числится в ЕГАИС | Автоматическое списание после продажи | Чек и связанный документ обмена | Восстановить штатную цепочку списания |
| Запрос остатков остаётся без ответа | УТМ или интернет-соединение | Состояние службы и журнал запросов | Восстановить обмен и повторить запрос |
| Один товар занимает несколько строк | Дубли номенклатуры | Карточки товара, штрихкоды и связи с ЕГАИС | Убрать дубль и сопоставить позицию заново |
| Остаток отличается только по одному складу | Документ оформлен не на то место хранения | Склад в накладной, продаже или списании | Исправить документ до корректировки |
| Документ отправлен, но остаток не изменился | ЕГАИС ещё не приняла операцию | Ответ на исходящий запрос | Дождаться ответа или устранить указанную ошибку |
Если документ найден, отправлен и принят, не начинайте новую инвентаризацию. Сначала получите свежий остаток и повторите сверку.
Не отправляйте один акт несколько раз, пока не проверили журнал. Дубли не исправят исходную операцию и добавят новые расхождения.
Пересчитывайте только позиции без документального объяснения
После проверки обмена разделите расхождения на две группы. В первую попадут позиции, для которых нашёлся документ: непроведённая накладная, задержанное списание или операция на другом складе. Их исправляют через исходный документ.
Во второй группе останутся бутылки, разницу по которым документы не объясняют. Только эти позиции нужно пересчитать физически.
Если названия в 1С и ЕГАИС не совпадают, сопоставьте карточки вручную. Инструкция «Астрал» указывает команду «Сопоставить» на вкладках учётных остатков и остатков ЕГАИС.
Перед сопоставлением устраните дубли номенклатуры. Одна марка алкоголя, заведённая дважды с разными штрихкодами, разделит оборот между карточками. Корректировка одной строки тогда не выровняет общий остаток.
Проверьте также производителя и организацию. При сопоставлении 1С контролирует связи производителей и контрагентов, поэтому ошибка может находиться не в карточке бутылки.
После сопоставления программа рассчитывает позиции для постановки на баланс, списания, передачи или возврата. Проверьте результат построчно: автоматический расчёт использует настроенные связи, а не физическую полку.
Излишек и недостача требуют разных документов
Если на складе товара больше, чем числится в ЕГАИС, оформляют поступление на баланс. Если меньше — списание с баланса.
Механизм корректировки фиксирует фактическую ситуацию, но не заменяет обычные продажи. Для проданной через кассу бутылки 1С должна сформировать штатное списание автоматически. Акт расхождений здесь нужен только после подтверждения, что восстановить исходную цепочку нельзя.
Причину списания выбирайте по реальному событию: бой, порча или недостача после инвентаризации. Не подбирайте значение ради прохождения документа. Оно должно совпадать с тем, что произошло с товаром.
Перечень кодов причин лучше проверять в интерфейсе вашей версии 1С и документации ФС РАР. Материалы, на которых основана эта инструкция, не содержат официального справочника кодов для конкретной версии программы.
| Ситуация | Какой путь выбрать | Что проверить перед отправкой | Риск неверного действия |
|---|---|---|---|
| Бутылка есть на складе, но отсутствует в ЕГАИС | Постановка на баланс после проверки поступления | Накладную поставщика и подтверждение приёмки | Повторный приход задвоит остаток |
| Бутылки физически нет, но она числится в ЕГАИС | Списание подтверждённой недостачи | Продажи, возвраты, бой и перемещения | Списание скроет потерянный документ |
| Товар продан, списание не сформировалось | Восстановление автоматического списания | Чек и связанный документ ЕГАИС | Ручной акт продублирует позднее списание |
| Товар записан в двух карточках | Исправление справочника и повторное сопоставление | Штрихкоды, производителя и вид продукции | Корректировка одной карточки сохранит разницу |
| Ошибка относится к другому складу | Исправление исходного документа | Организацию и склад учёта | Остатки разойдутся сразу в двух местах |
Корректировка допустима после проверки исходных операций. Если начать с неё, баланс на экране сойдётся, но причина останется в кассе, УТМ или справочнике.
Для кафе с розливом считайте объём
В кафе вскрытая бутылка перестаёт быть одной целой единицей. Остаток нужно считать по объёму, иначе одна частично использованная бутылка даст расхождение между полкой и учётом.
По инструкции «Астрал», продукцию для розлива в 1С настраивают как алкоголь, продаваемый в розлив. Её сопоставляют с неупакованной продукцией ЕГАИС, а объём базовой единицы задают в декалитрах.
Возьмём условный остаток: 12 невскрытых бутылок по 0,5 литра. Расчёт выглядит так:
12 × 0,5 = 6 литров
Один декалитр равен десяти литрам, поэтому:
6 ÷ 10 = 0,6 декалитра
Для своей тары подставьте фактическое количество бутылок и объём одной бутылки. Если часть продукции уже разлита, учитывайте оставшийся объём отдельно по принятой в кафе процедуре измерения.
| Исходные сведения | Пример | Действие |
|---|---|---|
| Количество невскрытых бутылок | 12 | Пересчитать физически |
| Объём одной бутылки | 0,5 литра | Взять из карточки товара и проверить по таре |
| Общий объём | 6 литров | Умножить количество на объём |
| Остаток для учёта | 0,6 декалитра | Разделить литры на 10 |
Расчёт меняется пропорционально количеству и объёму тары. Для бутылок по 0,75 литра вместо 0,5 подставляют 0,75, не меняя остальную формулу.
Проведите корректировку и проверьте новую продажу
Сформированные документы нужно провести и отправить в ЕГАИС. После ответа запросите остатки ещё раз и убедитесь, что исправленная позиция больше не попадает в расхождения.
На этом сверка не заканчивается. Проведите одну обычную продажу и проследите весь маршрут:
- чек появился в 1С;
- программа сформировала связанное списание;
- запрос ушёл через УТМ;
- ЕГАИС приняла операцию;
- новый запрос остатков вернул изменённое количество.
Если цепочка оборвалась, исправляйте её до следующей рабочей смены. Иначе каждая продажа продолжит накапливать разницу, а следующая сверка снова закончится пересчётом склада.
Похожий маршрут работает при сбоях обязательной маркировки. Когда товар есть в 1С, но касса блокирует продажу, проверьте карточку товара, документ приёмки и журнал обмена.
Правило одной полной инвентаризации
Полностью пересчитайте алкоголь один раз, чтобы получить исходный физический остаток. Все последующие расхождения сначала раскладывайте по документам, статусам УТМ и связям номенклатуры.
Повторно считайте только позиции, для которых не нашлось документального объяснения. Такой порядок сокращает объём ручной работы и не маскирует сбой корректировочным актом.
После первой сверки сохраните рабочий порядок:
- получите свежие остатки ЕГАИС через работающий УТМ;
- проведите незакрытые приходы, продажи и списания;
- устраните дубли и заново сопоставьте товар;
- пересчитайте необъяснённые позиции;
- отправьте корректировку и проверьте одну новую продажу до ответа ЕГАИС.