В компании работают 25 человек, но заказы всё ещё живут в таблицах. Кладовщик отдельно считает остатки, а бухгалтер переносит итоговые документы в 1С:Бухгалтерию.
Покупка ERP кажется естественным шагом. Но штат не определяет конфигурацию. Выбор задаёт самый сложный процесс: торговля, склад, зарплата или производство.
Вам нужна система, которая уберёт повторный ввод и не принесёт лишнее внедрение. Для выбора ответьте на четыре вопроса:
- где компания ведёт бухгалтерский и налоговый учёт;
- кто работает с заказами покупателей;
- нужны ли резервы, адресное хранение и ТСД;
- планирует ли производство материалы, операции и загрузку оборудования.
Ответы дадут развилку между Бухгалтерией, УНФ, УТ, КА и ERP. Начинать стоит не с названий продуктов, а с работы, которую сотрудники уже выполняют каждый день.
Бухгалтерия считает налоги, другие конфигурации управляют компанией
1С:Бухгалтерия закрывает бухгалтерский и налоговый учёт, декларации и завершение отчётных периодов. Такой контур описан в сравнении конфигураций Сергея Втюрина и обзоре компании HubEx.
Управлять заказами, резервами и производственными планами Бухгалтерия не должна. Если менеджеры и склад работают вне 1С, программа отражает последствия операций, но не управляет ими.
| Задача | Бухгалтерия | УНФ | УТ | ERP |
|---|---|---|---|---|
| Бухгалтерский и налоговый учёт | Основной контур | Ограниченный контур; для полной отчётности нужна Бухгалтерия | Нет; данные передают в Бухгалтерию | Ведётся внутри системы |
| Заказы покупателей | Только документы для учёта | Полный цикл от заказа до оплаты | Развитое управление заказами | Заказы связаны с закупками, производством и финансами |
| CRM | Нет отдельного контура продаж | Воронка, сделки, история контактов | Продажи, сегменты и условия работы | Продажи связаны с планами подразделений |
| Склад и резервы | Остатки для бухгалтерского учёта | Несколько складов и резервы под заказы | Адресное хранение, резервы, ТСД | Склад работает вместе с производственным планом |
| Зарплата | Подходит для простых схем | Простой расчёт и кадровый учёт | Нужна отдельная ЗУП | Расширенный кадровый и зарплатный контур |
| Производство | Отражает выпуск в учёте | Заказы, спецификации и калькуляция | Только отдельные простые операции | MRP, маршруты, операции и загрузка оборудования |
| Деньги и бюджеты | Платежи и регламентированные отчёты | Платёжный календарь и управленческие отчёты | Платежи и заявки | Казначейство, бюджеты и контроль лимитов |
Возможности УНФ и Бухгалтерии по заказам, складу и деньгам сопоставлены в материале «Клерка» и CORS Academy. Границы УТ и ERP приведены в сравнении Сергея Втюрина.
Если в 1С работает только бухгалтер, менять Бухгалтерию рано. Когда менеджеры ведут заказы в таблицах, а склад резервирует товар в мессенджере, нужен оперативный контур.
УНФ собирает малую компанию в одной рабочей базе
УНФ подходит сервисной компании, мастерской, небольшой торговле или простому производству. В одной базе работают менеджеры, кладовщик и руководитель.
Конфигурация связывает CRM, заказы, закупки, склад, деньги и простую зарплату. УНФ также считает прибыльность заказов и направлений, согласно обзору «Клерка» и CORS Academy.
Ориентир в 20–30 сотрудников встречается в обзорах HubEx и «Клерка». Это не предел программы и не основание для покупки. Он лишь описывает типичную компанию с несложными ролями и процессами.
Главный критерий — сложность работы. УНФ подходит, если товар резервируют под заказ, сборку ведут по спецификации, а зарплату считают по простым правилам.
Полную регламентированную отчётность часто оставляют в Бухгалтерии. Данные из УНФ передают туда для налогового и бухгалтерского учёта, как описывает «Клерк».
Такая связка не противоречит идее единого оперативного контура. Менеджеры работают в УНФ, бухгалтер получает подготовленные документы в своей базе.
При ОСНО заранее проверьте схему обмена и состав отчётности. УНФ не заменяет полный регламентированный контур Бухгалтерии, согласно обзорам HubEx, «Клерка» и Сергея Втюрина.
УТ нужна, когда сложность создаёт торговля
Управление торговлей выбирают не из-за числа продавцов. Причиной становятся ассортимент, правила цен, резервы, адресный склад, ТСД или несколько каналов продаж.
УТ ведёт заказы, скидки, взаиморасчёты, закупки и складские операции. В сравнении Сергея Втюрина также указана работа с маркетплейсами.
Бухгалтерского учёта внутри УТ нет. Типовая схема для торговой компании — УТ плюс Бухгалтерия с обменом данными. Для развитой мотивации и сложных графиков добавляют ЗУП.
У такой схемы есть цена, даже если обмен работает автоматически. Компания обслуживает несколько баз, сверяет правила переноса и разбирает расхождения после изменений.
УНФ лучше подходит, когда торговля остаётся простой, а руководителю нужен общий управленческий контур. УТ выигрывает при сложных правилах склада, цен и исполнения заказов.
Проверить границу можно без технического задания. Выпишите операции, которые сотрудники ведут вне 1С. Если список состоит из резервов, складских ячеек, скидок и каналов продаж, смотрите в сторону УТ.
КА заменяет связку баз единым контуром
Комплексная автоматизация объединяет торговлю, бухгалтерию, зарплату и простое производство. В сравнении Сергея Втюрина КА закрывает оперативный и регламентированный учёт в одной базе.
КА стоит оценить, когда обмен между УТ и Бухгалтерией уже мешает работе. Например, менеджер видит одну задолженность, бухгалтер — другую, а причина находится в непроведённом документе обмена.
Конфигурация подходит торговой, сервисной или сборочной компании. Ей не требуется глубокое производственное планирование, но нужен единый контур без нескольких связанных баз.
| Признак процесса | УНФ | УТ + Бухгалтерия | КА | ERP |
|---|---|---|---|---|
| Продажи и закупки | Для малого бизнеса с простыми правилами | Для сложной торговли и склада | Торговля внутри общего контура | Торговля связана с производственными планами |
| Регламентированный учёт | Ограничен; часто работает обмен с Бухгалтерией | В отдельной Бухгалтерии | В той же базе | В той же системе |
| Зарплата | Простые начисления | Отдельная ЗУП при сложных схемах | Полный зарплатный контур | Расширенный контур для сложной структуры |
| Сборка и переработка | Простые заказы и спецификации | УТ не рассчитана на производство | Сборка, переработка, позаказный выпуск | Многопередельное производство |
| Производственный план | Без детальной диспетчеризации | Нет | Без глубины ERP | MRP и пооперационное планирование |
| Маршрутные карты и загрузка станков | Нет | Нет | Нет глубины ERP | Есть |
| Бюджеты и казначейство | Платёжный календарь | Разнесены по конфигурациям | Единое управление деньгами и бюджетами | Бюджеты, лимиты и казначейство |
| МСФО | Нет | Нет единого контура | Нет | Поддерживается |
Границы производства в КА и ERP описаны в сравнении MoscowSoft. КА поддерживает сборку и позаказное производство, но не закрывает маршрутные карты и пооперационное планирование уровня ERP.
КА выбирают ради единого контура торговли, зарплаты, учёта и простой сборки. Если производственному отделу нужны MRP и загрузка оборудования, этой ступени уже мало.
ERP покупают под производственную сложность, а не под рост штата
ERP нужна компании с многопередельным производством, расчётом себестоимости, ремонтами и детальным планированием. Эти признаки приводит Сергей Втюрин в сравнении типовых конфигураций.
Система связывает заказы, материалы, операции, оборудование и финансы. MoscowSoft отдельно указывает маршрутные карты, рабочие смены, переоснастку и пооперационное планирование.
Для торговли или простой сборки такой набор создаст лишнее внедрение. Придётся описать процессы, назначить владельцев данных и поддерживать правила, которыми компания раньше не пользовалась.
Покупка ERP «на вырост» меняет порядок работы раньше, чем бизнесу требуется эта глубина. Сотрудники получают больше обязательных полей и этапов, а руководитель — проект без измеримой отдачи.
Проверьте реальную потребность тремя вопросами. Планируете ли вы материалы по производственным заказам? Нужны ли маршруты по рабочим центрам? Зависит ли срок выпуска от загрузки оборудования?
Если все ответы отрицательные, ERP рано включать в короткий список. Сравнивайте УНФ, УТ с Бухгалтерией и КА.
Штат не показывает момент перехода
Компания может вырасти до 30 сотрудников и не перерасти Бухгалтерию. Так бывает в бизнесе без склада, потока заказов и производственного контура.
Другая компания столкнётся с пределом раньше. Пять менеджеров способны создать сотни ручных сверок, если цены, резервы и оплаты лежат в разных таблицах.
Сигнал к переходу — повторяющаяся ручная работа. Считайте перенос документов, сверку расхождений и подготовку управленческих отчётов.
В статье о скрытых потерях при работе с 1С подробнее разобраны операции, которые съедают рабочее время. Здесь достаточно перевести это время в деньги.
Срок окупаемости считают по своей компании
Формула короткая:
Срок окупаемости = стоимость перехода ÷ ежемесячная экономия.
Стоимость перехода берите из оценки проекта. В неё входят лицензии, перенос данных, настройка, обучение и проверка результатов.
Экономию считайте по учёту рабочего времени. Сложите часы двойного ввода, сверки расхождений и ручной подготовки отчётов. Затем умножьте их на стоимость нагруженного часа.
Покажем метод на условных данных. Допустим, переход оценили в 480 000 рублей. Каждый месяц сотрудники тратят 40 часов на перенос и сверку, а нагруженный час стоит 1 200 рублей.
Ежемесячная экономия составит 48 000 рублей: 40 × 1 200. Расчётный срок окупаемости — 10 месяцев: 480 000 ÷ 48 000.
Если ручная работа занимает 20 часов, экономия снизится до 24 000 рублей. Срок вырастет до 20 месяцев.
При 80 часах экономия достигнет 96 000 рублей. Срок сократится до пяти месяцев.
Это иллюстрация расчёта, а не цена внедрения. Подставьте свою оценку проекта, число часов и стоимость труда. Если объём ручной работы меняется, срок изменится обратно пропорционально ему.
| Исходные данные | 20 часов в месяц | 40 часов в месяц | 80 часов в месяц |
|---|---|---|---|
| Стоимость нагруженного часа | 1 200 ₽ | 1 200 ₽ | 1 200 ₽ |
| Ежемесячная экономия | 24 000 ₽ | 48 000 ₽ | 96 000 ₽ |
| Стоимость перехода | 480 000 ₽ | 480 000 ₽ | 480 000 ₽ |
| Расчётный срок окупаемости | 20 месяцев | 10 месяцев | 5 месяцев |
Таблица показывает чувствительность расчёта: при удвоении сэкономленных часов срок окупаемости сокращается вдвое.
В расчёт стоит включать только повторяющиеся операции, которые исчезнут после перехода. Время на действия, которые сотрудники продолжат выполнять, экономией считать нельзя.
Сначала выбирают учётный контур, потом сервер
Переход с одной Бухгалтерии на УТ и Бухгалтерию меняет инфраструктуру. Появляются дополнительные базы, обмены, фоновые задания и новые рабочие места.
Переход на КА тоже меняет нагрузку, хотя база остаётся единой. Сервер обслуживает больше пользователей и операций, чем раньше.
Поэтому закупку оборудования нельзя начинать с числа сотрудников. Сначала выберите конфигурацию, оцените размеры баз, число одновременных сеансов и фоновые задания.
После этого сравните файловый и клиент-серверный режимы 1С. Затем решите, где разместить систему: в облаке или на собственном оборудовании. Развилка разобрана в статье про собственный сервер и облако.
Аппаратную конфигурацию нельзя вывести только из названия продукта. Две компании на УТ создают разную нагрузку, если у одной пять пользователей, а у другой несколько складов и постоянные обмены.
Когда учётный контур выбран, можно подобрать сервер под конфигурацию и фактическую нагрузку. Для расчёта понадобятся размеры баз, число сеансов, состав обменов и требования к простою.
Правило выбора на ближайшую неделю
Оставляйте Бухгалтерию, если компании нужны налоги, бухгалтерский учёт и отчётность. Не меняйте продукт только потому, что вырос штат.
Выбирайте УНФ для заказов, CRM, простого склада и несложного производства. Полный регламентированный учёт при необходимости оставьте в Бухгалтерии.
Берите УТ с Бухгалтерией, если работу определяют ассортимент, цены, резервы и складские операции. Добавляйте ЗУП только при сложной зарплате и кадровых правилах.
Переходите на КА, когда несколько баз уже мешают торговле, учёту и простой сборке. ERP оставьте для MRP, маршрутов, многопередельного производства и загрузки оборудования.
На этой неделе сделайте четыре действия:
- Назовите самый сложный процесс компании.
- Выпишите операции, которые сотрудники ведут вне 1С.
- Посчитайте месячные часы переноса и сверки данных.
- Разделите оценку перехода на стоимость этих часов.
Если срок окупаемости устраивает бизнес, готовьте обследование и проект перехода. Если нет, сначала уберите отдельные ручные операции в текущей конфигурации.